Passer du planning Excel gratuit au planning en ligne, pourquoi sauter le pas ?

Thomas Lesueur
12
June
2022
11
 min. de lecture
Sommaire
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La planification des ressources humaines est le processus qui consiste à prévoir les besoins futurs en personnel de l'entreprise et à déterminer comment la capacité existante de l'organisation peut être utilisée et optimisée en fonction de l’activité.

Dans ce contexte, le planning de travail est un outil indispensable de gestion du personnel qui permet à la fois d’organiser les heures de travail des salariés et de s’assurer du respect des durées légales de travail.

Avec une analyse fine des ressources actuelles de l’entreprise et une planification optimisée des missions, la gestion de planning permet d’anticiper les futurs besoins en ressources humaines et d'identifier puis sélectionner les ressources ou les compétences nécessaires au sein de l'organisation.

Comment faire un planning horaire de travail ? L’affichage des horaires de travail dans l’entreprise est-il obligatoire ? Existe-t-il un délai pour communiquer le planning de travail ? Badakan répond à toutes vos questions !

L’obligation d’afficher les horaires de travail

Au sein de l’entreprise, l’organisation du temps de travail du salarié est fixée unilatéralement par l’employeur. La gestion des horaires de travail applicables à l’ensemble des salariés est déterminée par l’employeur pour tous les jours travaillés. Il définit ainsi le début et la fin de la journée de travail, mais aussi la répartition des heures sur la semaine, définie comme un horaire collectif de travail partagé à l’ensemble des salariés.

L'affichage des horaires collectifs de travail dans l'entreprise est obligatoire, quel que soit son effectif (article L. 3171-1 du Code du travail). Ainsi, l'employeur doit afficher : les heures auxquelles commence et se termine le travail et la durée des repos.

L'employeur est soumis à l'obligation d'informer son personnel sur certaines informations, conformément aux dispositions du Code du travail et de l'inspection du travail. Il doit pour cela, procéder à l'affichage obligatoire en entreprise ou à la diffusion partout moyen de ces informations. Le panneau affichage obligatoire des horaires de travail figure parmi ces informations.

Quelles sont les obligations de l’employeur concernant la réalisation du planning de travail ?

Le planning collectif de travail

Un planning est établi pour une équipe de salariés d’un même établissement, travaillant selon le même horaire. Selon l’article L.3171-1 du Code du travail, un planning doit contenir les informations suivantes :

  • Les heures auxquelles les salariés commencent à travailler.
  • Les heures auxquelles les salariés finissent de travailler.
  • Les temps de repos.

Le planning de travail avec aménagement du temps de travail

Dans les entreprises où s’applique un dispositif d’aménagement du temps de travail, le planning doit indiquer en plus :

  • le nombre de semaines que comporte la période de référence fixée par l’accord ou le décret.
  • l’horaire de travail et la répartition de la durée de travail pour chaque semaine incluse dans cette période de référence.Les horaires peuvent être répartis également ou inégalement sur 5 ou 6 jours, voire 4 ou 4,5 jours, à la condition que les représentants du personnel ne s’y opposent pas.

Quelle forme doit prendre un planning de travail ?

Si la loi impose le contenu du planning de travail, elle n’impose pas la forme que doit prendre le document d’organisation du temps de travail dans l’entreprise.

Ce document organisant l’horaire collectif de travail des salariés peut indifféremment prendre la forme :

  • d’un planning de travail,
  • d’un agenda de travail,
  • d’un tableau d’organisation du travail,
  • ou d'un planning issu d'un logiciel de gestion de planification. 

Quelles sont les obligations légales et réglementaires auxquelles doit répondre le planning de travail ?

La construction du planning de travail doit répondre à des exigences légales et réglementaires définies dans la loi et dans la convention collective dont relève l’entreprise.

En effet, pour tous les salariés qui travaillent selon le même horaire collectif, l’employeur est tenu d’établir un planning de travail selon la durée légale du travail en France et dans le respect des obligations légale suivantes :

  • le respect de la durée maximale de travail soit 10 heures de travail effectif par jour, 48 heures par semaine et 44 heures par semaine en moyenne pour toutes périodes de 12 semaines consécutives.
  • le respect d’un repos hebdomadaire d’au moins 35 heures consécutives.
  • le respect du temps de pause des salariés.
  • les salariés ne doivent pas travailler plus de 6 jours par semaine.
  • chaque planning de travail réalisé doit indiquer la période concernée.

Une fois établi, le planning doit être respecté. Autrement dit, aucun salarié ne peut être employé en dehors de cet horaire de travail à l’exception des dispositions relatives au contingent annuel d’heures supplémentaires.

Quels sont les délais d’affichage et de communication du planning de travail ?

La loi n'impose pas de délai pour communiquer le planning de travail aux salariés.

Cependant, un accord ou une convention collective, de branche ou d’entreprise, peut imposer à l’employeur la communication du planning de travail aux salariés dans un délai précis. Par exemple, une convention d’entreprise peut prévoir que l’affichage des plannings de travail soit effectué en respectant un délai de prévenance de 5 jours.

Un accord ou une convention collective peut aussi définir un délai minimum de communication (article L. 3123-27 du Code de travail). Si une convention collective prévoit un délai, elle ne peut néanmoins pas aller au-delà de 3 jours.

Malgré l’absence de dispositions légales, il est recommandé à l’employeur de communiquer le planning de travail aux salariés dans un délai raisonnable. En l'absence de dispositions conventionnelles autres, ce délai de communication raisonnable est fixé à 7 jours.

Sanctions en cas de non-respect des dispositions

Attention, en cas de manquement aux obligations précitées, des sanctions sont prévues par la loi :

  • défaut affichage du planning de travail : 750 € d’amende ;
  • refus de communiquer le planning de travail à l’inspecteur du travail : constitutif d’un délit d’obstacle puni d'un an d'emprisonnement et de 37 500 € d'amende.

Les avantages d’un outil de gestion de planning

Consistant à organiser les ressources humaines et matérielles d’une entreprise, la gestion de planning est déterminante pour assurer son succès. En effet, lorsque cette procédure est efficace, elle contribue à l’atteinte des objectifs et facilite le travail des managers opérationnels et du service RH.

Le plus souvent, les services de Ressources Humaines utilisent des fichiers Excel. Cela peut vite s’avérer chronophage avec la croissance de votre entreprise voire complexe lorsqu’il s’agit de gérer de nombreux contrats courts ou des extras avec des spécificités légales comme dans le secteur de l’Hôtellerie/Restauration par exemple.

Dans ce contexte, une plateforme digitale SIRH apparaît comme une excellente opportunité d’automatiser vos processus RH, de disposer d’un planning optimisé en fonction de vos enjeux, de mieux anticiper les charges de travail et les ressources à allouer.

Autre avantage indéniable : un tel outil favorise le travail collaboratif avec un accès partagé en ligne et s’intègre parfaitement dans votre écosystème avec une interconnectabilité avec vos outils de gestion de projet, de paie ou encore de comptabilité.

Pour résumer, un outil de gestion de planning, c’est :

·      Un équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle : flexibilité pour les salariés et une meilleur organisation grâce à la transmission des salariés de leurs disponibilités et des heures travaillées ;

·      Une meilleure communication et satisfaction des collaborateurs : discussion avec les salariés via un logiciel de gestion de planning, une communication dans un environnement professionnel ;

·      Un meilleur suivi du temps de travail des salariés : la gestion de planning requiert un suivi rigoureux du temps de travail des salariés grâce au système de pointage ;

·      Une limitation des oublis : les demandes diverses des salariés sont suivies en temps réel via le logiciel qui centralise toutes les informations et toutes les demandes ;

·      Un gain de temps : automatisation des tâches et suivi des heures de travail des salariés ;

·      Une réduction des coûts : Les logiciels offrent un gain de temps et permettent de limiter les erreurs.

Communiquer en temps réel avec vos employés et assurer un suivi des heures travaillées, des absences et des congés posés

Une plateforme digitale SIRH donne l’avantage de pouvoir communiquer en temps réel avec ses salariés. Il permet ainsi de prévenir rapidement les équipes en cas de changement de planning et offre ainsi une véritable flexibilité.

Autre bénéfice indéniable : le logiciel SIRH permet de contrôler les heures travaillées des collaborateurs.Il facilite le calcul des heures supplémentaires et fournit un suivi efficace des absences et des congés payés en entreprise. Intégrant les obligations légales et conventionnelles, un tel outil accompagnera votre équipe RH dans son quotidien pour une gestion de planning optimisée, un gain de temps considérable pour des tâches précédemment chronophages et fastidieuses.  

Badakan, l’expert des solutions RH et de la gestion de planning

Planning digital exportable pour être affiché

Avec sa plateforme digitale de type SIRH, l’édition de planning se fait désormais très rapidement. Que vous ayez des plannings récurrents, un fonctionnement en rotation, des semaines types en fonction de la saisonnalité, visualisez instantanément l’occupation de vos postes de travail grâce aux vues hebdomadaires et mensuelles du planning. Les compteurs dans la colonne de droite vous tiennent informé en temps réel des heures travaillées ou à récupérer. Vous évitez ainsi tout manquement au code du travail et donc les risques par exemple de requalification.

Planning digital
Shifts favoris, repos hebdomadaires et congés, tout est paramétrable

Ce planning digital peut ensuite être exporté en un clic pour répondre à l'exigence légale d'affichage :

Planning affiché

Mais les avantages ne s'arrêtent pas là :

  • Stockage d'informations RH dans des dossiers sécurisés ;
  • Staffing facilité si votre convention collective vous permet d'utiliser le CDDU ;
  • Démarches administratives comme la DPAE automatisées ;
  • Connexion au logiciel de paie en API pour fluidifier la création des bulletins de paie tout en réduisant leur coût.

Convaincu de sauter le pas ? Contactez un expert RH de Badakan pour auditer vos process RH actuels et trouver une solution réellement adaptée à vos besoins.

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Thomas Lesueur
Expert Digital
Passionné par le digital et les Ressources Humaines, j'ai toujours navigué dans l'univers du logiciel, autrefois pour la formation professionnelle, aujourd'hui dans le SIRH global
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