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« Mettre en place Badakan, c'est d'abord comprendre l'organisation de chaque client. »
Justine Bossaron, Responsable des pôles Déploiement et KAM
Signer un contrat avec un logiciel RH, c’est bien. Réussir à l’utiliser vraiment, c’est mieux. Chez Badakan, on ne part pas du principe que l’outil parle de lui-même. On part du principe que chaque client, qu’il gère un hôtel de 30 personnes ou une chaîne de restauration rapide de 400 salariés, a ses propres conventions, ses propres règles, ses propres habitudes.
C’est pour ça que le déploiement est au cœur de notre promesse. Justine, Responsable du pôle Déploiement chez Badakan, nous explique comment son équipe s’y prend pour que chaque client soit opérationnel et autonome le plus vite possible.
Justine, quel est ton rôle au quotidien chez Badakan ?
« Je suis la première personne que rencontre un nouveau client après la signature. Mon rôle, c’est de mettre en place la solution Badakan chez nos clients en prenant en compte de leurs besoins, leur complexité, leurs enjeux. Concrètement, ça va de la réunion de cadrage à la prise en main de l’outil par nos clients en passant par l'accompagnement, le paramétrage et les formations. Pour la paie, je mets nos clients ou leurs cabinets en relation avec notre équipe paie, qui prend ensuite le relais et les accompagnent. Ce n'est pas uniquement le résultat qui compte, mais tout le travail mené entre le début et la fin ; c'est ce qui crée une relation durable avec le client. »
Comment démarre un déploiement chez Badakan ?
La première étape, c’est la réunion de lancement. On commence par reprendre les grandes lignes du fonctionnement de Badakan et les fonctionnalités dont le client va disposer. L'idée est simple : un logiciel RH doit être le reflet de votre politique interne, pas l'inverse.
« Nous présentons et détaillons le kit de configuration, un document clé qui nous permet de recueillir l'ensemble des informations nécessaires au paramétrage de la solution : nombre d'établissements, typologie des contrats, convention collective appliquée, recours à des extras réguliers et leur volume, gestion multi-sites centralisée, etc. Les réponses apportées constituent la base de tout le travail de configuration et de déploiement. »
Lors de cet échange, Justine et le client définissent ensemble les grandes étapes du déploiement, leurs échéances, et la date de lancement cible. Un chef de projet est désigné des deux côtés.
Qu’est-ce que vous paramétrez exactement ?
Vient ensuite l’étape du kit de configuration - le document central qui permet de collecter toutes les informations nécessaires pour recréer l’architecture de l’entreprise dans Badakan. Comptez deux à trois semaines côté client pour le remplir, selon la taille de la structure.
Ce n’est pas le client qui configure seul en regardant une vidéo tuto. C’est l’équipe projet qui paramètre l’outil à partir des données transmises. Voici ce qui est systématiquement pris en charge :
La structure de l’entreprise
Création des établissements, des services, des postes. Pour un groupe hôtelier par exemple, on recrée l’arborescence complète : groupe → établissements → départements / services. Chaque niveau a ses propres droits ou spécificités.
Les accès utilisateurs
C'est un bloc à part entière du paramétrage. Chaque utilisateur dispose de son propre accès, avec son périmètre et ses droits. Un directeur de groupe, un responsable d'établissement et un manager de service ne voient pas les mêmes informations et n'ont pas les mêmes actions possibles. On définit donc, pour chaque utilisateur, ce qu'il peut consulter et modifier, selon son rôle réel sur le terrain.
Les règles de gestion du temps de travail
C'est le cœur du paramétrage chez Badakan. Le principe est important à comprendre : c'est le client qui définit ses propres règles, et on les intègre dans l'outil. On s'appuie sur la convention collective applicable, mais ce sont les propres règles transmises par nos clients qui font foi dans le paramétrage. On met ensuite en place un système d'alertes et des paramètres sur les principales règles RH :
- Repas
- Temps de pauses
- Heures supplémentaires et complémentaires
- Shifts personnalisés
- Compteurs (Congés payés, jours fériés et RTT, récupérations et annualisation selon les besoins)
Les profils salariés et les contrats types
CDI, CDD, extras, apprentis, contrats saisonniers, chaque type de contrat est configuré avec ses règles propres. Le client n’a plus qu’à transmettre sa base de données collaborateurs avec les informations administratives, RH et contractuels, et Badakan s’occupe ensuite de créer la base propre dans le système.
Les interfaces avec les outils existants
Quel que soit le logiciel de paie utilisé, on configure le mode d’intégration, API, import ou fichier plat, pour que les données de planning arrivent dans la paie sans ressaisie. On réalise systématiquement une paie doublée au lancement pour vérifier la justesse de chaque donnée.
Comment se passe la formation des utilisateurs ?
Badakan ne forme pas tout le monde en même temps, ni de la même façon. L’approche est progressive et structurée en deux temps.
D’abord, une recette de paramétrage avec l’équipe RH : vérifier point par point tout ce qui a été configuré, suivie d’une formation approfondie sur toutes les fonctionnalités dédiées aux RH.
Ensuite, la formation managers, et c’est là que Badakan fait différemment.
« Nous commençons systématiquement par former les administrateurs, les responsables RH, les équipes SIRH et, selon les organisations, les directions financières. Ce sont les utilisateurs clés qui doivent acquérir une maîtrise approfondie de l'outil. Nous accompagnons ensuite les managers opérationnels, en leur ouvrant progressivement les fonctionnalités dont ils ont besoin. »
Les sessions se font en petit comité, 6 à 8 managers maximum, pour permettre un vrai accompagnement individuel. Comptez 1h30 à 3h par session. Le principe est simple : on ne déroule pas l'intégralité de l'outil, on s'adapte au périmètre de chaque fonction présente (RH, managers, etc) pour ne montrer que ce qu'il aura concrètement à faire sur Badakan. Chacun repart avec une formation calée sur ses droits et son usage réel, sans se noyer dans des fonctionnalités qui ne le concernent pas.
La formation s'articule en 3 étapes :
- Présentation des fonctionnalités nécessaires à l'utilisateur
- Cas pratique en situation réelle (exemple : réaliser une semaine de planning avec une absence imprévue, puis staffer les shifts manquants)
- Session de questions-réponses en direct
« Les formations sont réalisées dans un environnement de démonstration. Cela évite d'exposer des données sensibles ou des informations auxquelles les managers n'ont pas vocation à accéder. Mais nous illustrons systématiquement nos explications avec des cas d’usage qui reflètent le quotidien du client. Qu’il s’agisse de la construction des plannings, de la gestion des équipes ou du suivi de l’activité, nous veillons à montrer des exemples concrets et représentatifs de son organisation afin de faciliter la prise en main et la projection dans l’outil. »
Et quand ça coince ? Quand un client a du mal ?
« Ça arrive, et c’est tout à fait normal. Changer d’outil, c’est changer ses habitudes. Les premières semaines, on est très disponibles. On répond aux questions rapidement, on fait des points réguliers. Si quelqu’un bloque sur une fonctionnalité, on reprend. On ne considère pas qu’une formation suffit pour tout régler. »
Et une fois le déploiement terminé ?
« Le relais se fait avec l'équipe support, qui travaille de la même façon que nous : elle connaît le dossier du client, sa convention collective, ses types de contrats, sa façon de planifier, et c'est ce qui fait la différence sur les questions du quotidien. Sur le long terme, c'est le département KAM (Key Account Management) qui prend le relais, avec un interlocuteur qui suit le compte dans la durée et accompagne les évolutions de l'organisation. L'accompagnement ne s'arrête donc pas à la fin du déploiement, il change juste d'interlocuteurs. »
À quel moment un client est-il considéré comme « déployé » ?
En moyenne, le déploiement complet prend 4 à 6 semaines selon la complexité. Pour les groupes multi-sites ou les structures avec plusieurs conventions collectives, il peut aller jusqu’à 4 à 6 mois.
« Quand il peut construire ses plannings seul, modifier une règle sans nous appeler, et exporter ses éléments variables de paie sans stress. Ce n’est pas une date fixe, c’est un état. Et on ne ferme pas le dossier tant qu’on n’y est pas. »
Et après le lancement ?
Le déploiement ne s'arrête pas au jour J. Durant les premières semaines, Justine et son équipe accompagnent le client de près : on revient sur la prise en main, on remonte les retours terrain et on répond aux questions au fur et à mesure. Le support intervient aussi pour épauler les équipes sur l'usage de l'outil. Le client gagne ensuite en autonomie, avec une ligne d'assistance dédiée, pendant que d’autres chefs de projet prennent le relais sur le suivi dans la durée, via des comités de pilotage réguliers et la gestion d’éventuelles demandes d'évolutions.
« La formation n'est qu'une première étape. Durant les semaines qui suivent le déploiement, nous assurons un accompagnement de proximité et restons disponibles pour répondre aux questions des utilisateurs, lever les éventuels blocages et approfondir certains points si nécessaire. »
Ce que disent les DRH qui sont passés par là
« Nous avons travaillé main dans la main avec les équipes de Badakan, en mode AGILE : nous pouvions chaque semaine faire évoluer l’outil. Ils se sont vraiment adaptés à nos besoins. Lors du déploiement, les équipes sont venues sur place, dans nos Maisons pour nous former. »
Annaïk Simon, DRH, Les Airelles
« L’équipe projet de Badakan est présente, dynamique, très ouverte et demandeuse d’évolutions, de retour de nos managers. Mais aussi très enthousiaste, ce qui donne envie aux managers d’utiliser l’outil : c’est un vrai facteur de réussite dans ce projet. »
Isabelle Dubois, DRH, Le Normandy - Groupe Barrière
Un mot pour les RRH qui hésitent encore à changer d’outil ?
« Je comprends la peur du changement. On entend souvent : “On n’a pas le temps de se former en ce moment.” Mais je retourne la question : a-t-on vraiment le temps de continuer à perdre des heures sur des plannings approximatifs, des exports de paie qu’il faut ressaisir ou des managers qui appellent sans cesse pour vérifier qu’une règle est bien respectée ? Le déploiement représente quelques semaines d’investissement. Ce n’est pas du temps qu’on dépense, c’est du temps qu’on récupère. Les bénéfices, eux, se comptent en mois et en années de temps gagné. »
Justine Bossaron, Responsable des pôles Déploiement et KAM chez Badakan
