Longue, chronophage,complexe… Bien que très structurante pour une entreprise, la mise en place d’un outil de gestion RH a souvent mauvaise réputation.
Il est pourtant possible de fluidifier les étapes et de réduire drastiquement le temps de déploiement si l’on établit, en amont, une gestion de projet claire et efficace. RH, gestionnaires de paie et opérationnels ont ainsi pu bénéficier de la méthodologie de déploiement en 7 étapes développée par les équipes Badakan. En deux mois,la solution sur-mesure adaptée à leurs besoins et à leur organisation était déjà opérationnelle.
À travers cet article, nous vous livrons des clés de succès qui, étape après étape, permettront à vos équipes d’avancer sereinement dans la réussite de votre projet.
Clé n°1 : Partager avec précision, en interne et avec le prestataire, vos objectifs et attentes
Dans un projet de mise en place d’un outil de gestion RH, plusieurs équipes internes sont à la manœuvre,avec pour chacune, des attendus spécifiques. Direction et équipe RH,responsable paie, directeur des opérations, manager : tous sont impliqués et doivent s’accorder pour établir la solution sur-mesure qui conviendra le plus justement à l’organisation dans son ensemble. C’est pourquoi il est primordial, dès le lancement du projet et tout au long de son déploiement, de clarifier les attentes et de savoir les hiérarchiser.
N'hésitez pas à insister auprès des équipes sur la nécessité de préciser dans le détail leurs besoins. Car si l’objectif poursuivi est commun, il peut arriver que les besoins diffèrent sur les modalités. Or, ce sont précisément ces spécificités qui font la différence entre une solution standard et un outil sur-mesure.
Sur quel périmètre souhaitez-vous réaliser le lancement ? Quelle fonctionnalité souhaitez-vous utiliser en premier ? Combien d’utilisateurs souhaitez-vous former dans un premier temps ?
Chez Badakan, ces questions et de nombreuses autres sont soulevées lors de la réunion de lancement, structurée autour de 8 étapes. Pour les découvrir, cliquez ici.
Clé n°2 : Définir les ressources internes dédiées au projet et préciser leurs périmètres d’action
Dans toute conduite du changement, le facteur humain est déterminant : il est primordial de faire adhérer les équipes pour qu’elles s’emparent du sujet et deviennent à leur tour sponsors du projet. Une communication transparente autour des rôles et expertises de chacun est essentielle.
Et ce d’autant que, comme l’observe Mayeul Delaittre, chef de Projet chez Badakan « la mise en place d’un outil peut être un moment éprouvant en interne, et le RH peut se retrouver seul sponsor du changement ».
C’est pourquoi, lors d’un déploiement de solution Badakan, nous recommandons qu’un manager soit impliqué pour apporter aux RH une vision terrain conforme au quotidien des équipes. Leur expérience conjuguée nous permet ensuite de paramétrer l’outil au plus juste.
Communication interne : retrouvez nos conseils pour impliquer vos équipes ici.
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Clé n°3 : Suivre et respecter le rétroplanning validé lors de la réunion de lancement
Le respect d’un rétroplanning soigneusement établi et partagé est souvent le garant de la réussite d’un projet. Il permet d’identifier chacune des phases nécessaires à la conduite de l’opération, de définir le rôle de chacun à chaque étape (qui est responsable de quoi), de limiter le projet dans le temps et de s’assurer que toutes les équipes impliquées disposent du même niveau d’information.
L’exercice nécessite d’y consacrer un peu de temps. Environ deux à trois semaines sont nécessaires à l’entreprise pour centraliser toutes les données qui permettront au prestataire d’établir, en fonction d’éléments fixes et variables, de contraintes et circuits de validation spécifiques, le rétroplanning réaliste adapté.
Chez Badakan, nous mettons à la disposition de nos clients un kit de configuration, indispensable à tout déploiement de logiciel. Il permet de centraliser et de partager les informations existantes au sein de la structure. Une fois ces informations remontées, l’équipe projet Badakan crée un espace dédié à l’entreprise, configuré à partir des données recensées. Plus d’information sur le kit de configuration.
Clé n°4 : S’assurer de la régularité des comités de pilotage
Vous l’aurez compris, la communication est essentielle, quel que soit le projet de changement dans lequel votre entreprise souhaite se lancer. Lors d’un déploiement de projet digital, les enjeux sont d’autant plus importants que les équipes vont devoir abandonner des habitudes de travail familières et rassurantes pour en adopter de nouvelles. C’est pourquoi il est nécessaire d’organiser des comités de pilotage pour évoquer et appréhender au mieux ces changements. Ces réunions permettent de prendre en main l’outil de façon fluide, en étant accompagné et guidé. Lorsqu’un chef de projet observe une baisse des questions utilisateurs, il sait d’expérience que le projet est en phase de succès : le client devient plus autonome et indépendant, mais nous continuons à l’accompagner.
Sur le terrain, en dehors des comités de pilotage, Badakan forme les managers à la prise en main de l’outil. Pour en savoir plus sur la formation managers, cliquez ici.
Clé °5 : Documenter chaque étape et assurer le partage du reporting
Dans le cadre d’un projet de déploiement de logiciel au sein d’une entreprise, certaines informations peuvent s’avérer confidentielles et doivent être partagées dans le respect des normes RGPD.
Pour toutes les autres pouvant être circularisées sans autant de réserve, il est important de s’assurer de leur mise à jour, particulièrement à la suite des réunions du comité de pilotage. Un compte rendu rédigé à l’issue de chaque réunion est un bon moyen de ne passer à côté d’aucun sujet soulevé et de mettre à niveau tous les intervenants.
« Un déploiement,c’est comme le début d’une nouvelle aventure : de la prise de connaissance du besoin client, à la configuration des comptes jusqu’aux formations, ma mission est de proposer un accompagnement personnalisé. Chaque projet a ses propres spécificités, c’est ce qui fait la richesse de notre métier » se réjouit Justine Bossaron, cheffe de projet chez Badakan.
Si nos chefs de projet sont enthousiastes, tous savent pertinemment qu’un déploiement de logiciel peut s’avérer éprouvant pour vos équipes. C’est pourquoi, nous vous accompagnons, phase après phase, pour améliorer le quotidien de vos équipes terrain. Retrouvez notre guide de déploiement en 7 étapes, téléchargeable ici.
