La DSN de substitution est un mécanisme prévu dans le cadre de la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Elle permet à un employeur ou à un gestionnaire de paie de remplacer entièrement une DSN mensuelle déjà transmise lorsqu’une erreur majeure ou une anomalie rend la déclaration initiale inexploitable.
Contrairement à la DSN dite « normale », qui transmet les données sociales du mois en cours, la DSN de substitution sert exclusivement à corriger ou reprendre la main sur une déclaration déjà envoyée mais incorrecte. Elle constitue donc un outil essentiel pour garantir l’exactitude des informations transmises à l’Urssaf, aux caisses de retraite, à l’Assurance Maladie ou encore à Pôle emploi.
À quoi sert une DSN de substitution ?
Corriger une erreur dans une DSN précédente
Lorsque la DSN mensuelle contient une erreur importante (mauvais SIRET, mauvaise période de paie, montants incohérents, absence de données obligatoires), la DSN de substitution permet de remplacer intégralement la déclaration défectueuse. Elle évite les régularisations multiples, les erreurs de calcul des cotisations et les difficultés dans l’ouverture des droits sociaux des salariés. Net-entreprises précise que la DSN de substitution doit reprendre l’ensemble des données correctes et non simplement les éléments erronés.
Régulariser une situation particulière de paie
Elle permet également de reconstituer un mois complet de paie lorsque la situation l’exige, par exemple en cas d’incident logiciel, de changement massif dans l’effectif ou de reprise d’un dossier de paie en cours d’année. Dans ces cas, la substitution garantit une transmission complète et cohérente.
Dans quels cas utiliser la DSN de substitution ?
Oubli de transmission
Lorsqu’une DSN n’a pas été envoyée à temps, l’employeur doit d’abord transmettre la DSN manquante, puis éventuellement effectuer une substitution si la déclaration tardive comporte des erreurs. La DSN de substitution remplace alors la DSN envoyée hors délai lorsqu’elle était partielle ou incorrecte.
Anomalies ou incohérences détectées
La DSN peut générer des signalements d’anomalies (incohérences de montants, identifiants erronés, données incompatibles). Lorsque celles-ci sont trop importantes pour une simple régularisation, la DSN de substitution est recommandée. C’est notamment le cas si un salarié est déclaré avec un mauvais NIR, si plusieurs blocs de données sont incompatibles ou lorsque le bulletin de salaire a été entièrement recalculé. Net-entreprises indique qu’elle doit être utilisée lorsqu'une “reprise complète du mois” est nécessaire.
Comment transmettre une DSN de substitution ?
Procédure pas à pas sur Net-entreprises
- Se connecter à son espace Net-entreprises.
- Accéder au service DSN – Dépôt.
- Sélectionner l’option permettant de déposer une DSN de substitution.
- Générer un fichier DSN complet depuis le logiciel de paie, en indiquant le code “substitution” prévu dans le cahier technique.
- Déposer le fichier comme une DSN classique.
- Vérifier l’accusé de réception et la prise en compte de la substitution.
- Contrôler l’absence d’anomalies dans le tableau de bord DSN.
La substitution remplace complètement la DSN initiale : elle doit donc contenir toutes les données du mois, même celles qui étaient exactes.
Points d’attention et erreurs fréquentes
Plusieurs erreurs sont fréquentes :
- envoyer une DSN partielle au lieu d’une DSN complète ;
- oublier d’indiquer le code substitution ;
- substituer alors qu’une simple régularisation suffisait ;
- substituer plusieurs fois le même mois, créant des incohérences ;
- ne pas vérifier les retours d’anomalies après l’envoi.
Les organismes recommandent de toujours attendre la fin des contrôles automatisés avant de déposer une nouvelle déclaration.
Bonnes pratiques pour éviter les DSN de substitution
Pour réduire les erreurs, il est conseillé de :
- vérifier régulièrement le paramétrage du logiciel de paie ;
- contrôler les données administratives des salariés (identité, NIR, statut, contrat) ;
- utiliser les outils de pré-contrôle intégrés au logiciel ;
- suivre attentivement les retours d’anomalies sur Net-entreprises ;
- anticiper les changements structurels (nouveau SIRET, fusions, réorganisations) ;
- former les gestionnaires de paie aux règles DSN.
La DSN de substitution doit rester exceptionnelle. Son utilisation répétée signale souvent un problème de paramétrage ou d’organisation de la paie.
FAQ – DSN de substitution
Quelles différences entre une DSN normale et une DSN de substitution ?
La DSN normale transmet les données du mois courant. La DSN de substitution remplace entièrement une DSN déjà transmise lorsqu’elle comporte d’importantes erreurs.
Peut-on envoyer une DSN de substitution plusieurs mois après ?
Oui, c’est possible. Toutefois, un retard important peut entraîner des pénalités ou compliquer la régularisation auprès des organismes sociaux.
Est-elle obligatoire en cas d’erreur ?
Non. Certaines erreurs peuvent être corrigées via une régularisation DSN. La substitution est recommandée lorsque la déclaration initiale est trop erronée pour être corrigée simplement.
Sources officielles
Net-entreprises.fr (documentation DSN)
Urssaf.fr (régularisations et corrections en DSN)
Portail dsn-info.fr (référentiels techniques)
