La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est devenue l’outil central des obligations sociales depuis 2017, simplifiant les démarches administratives et améliorant le suivi des droits sociaux. Pourtant, de nombreuses erreurs persistent dans les DSN, impactant la conformité des entreprises.
Pour y remédier, l’URSSAF et la MSA déploient un mécanisme inédit : la DSN de substitution, opérationnelle à partir de mai 2026.
Ce dispositif vise à corriger automatiquement les anomalies non traitées par les employeurs. Comment va-t-il fonctionner ? Quels seront ses impacts ? Et surtout, comment s’y préparer dès maintenant ?
Rappel sur la DSN :
Depuis sa généralisation en 2017 (puis son extension au secteur public en 2022), la Déclaration Sociale Nominative (DSN) s’est imposée comme la colonne vertébrale de la gestion sociale.
Une seule transmission mensuelle regroupe désormais l’essentiel des informations liées à l’emploi :
- salaires, primes, absences, arrêts maladie,
- cotisations sociales, contributions, régimes appliqués,
- mouvements de personnel, entrée et sortie des salariés,
- mise à jour des droits (maladie, retraite, chômage…).
Cette centralisation a simplifié la vie des entreprises et amélioré la cohérence des données, mais elle a aussi rendu la moindre anomalie potentiellement lourde de conséquences : retard dans des droits, erreurs de cotisations, ou encore blocages administratifs.
DSN de substitution : qu'est ce que c'est ?
La fiabilité des données sociales est un enjeu majeur : elles déterminent les droits des salariés (IJSS, chômage, retraite, maternité…). Pourtant, près de 82 % des entreprises de plus de 250 salariés déclarent au moins une erreur dans leur DSN chaque année.
Pour renforcer la qualité des données, un nouveau dispositif est mis en place par l’URSSAF et la MSA : la DSN (Déclaration Nominative Sociale) de substitution. Elle aura pour rôle de :
- Détecter les anomalies non corrigées dans les délais
- Appliquer automatiquement les rectifications nécessaires
- Sécuriser durablement les droits des salariés
- Améliorer les échanges entre entreprises et organismes sociaux
- Responsabiliser davantage les services RH et paie
Ce système agit comme une “file de sécurité” automatisée, venant corriger les déclarations défaillantes.
Plus concrètement, à quoi sert la DSN de substitution ?
Corriger une erreur dans une DSN précédente
Lorsque la DSN mensuelle contient une erreur importante (mauvais SIRET, mauvaise période de paie, montants incohérents, absence de données obligatoires), la DSN de substitution permet de remplacer intégralement la déclaration défectueuse. Elle évite les régularisations multiples, les erreurs de calcul des cotisations et les difficultés dans l’ouverture des droits sociaux des salariés.Net-entreprises précise que la DSN de substitution doit reprendre l’ensemble des données correctes et non simplement les éléments erronés.
Régulariser une situation particulière de paie
Elle permet également de reconstituer un mois complet de paie lorsque la situation l’exige, par exemple en cas d’incident logiciel, de changement massif dans l’effectif ou de reprise d’un dossier de paie en cours d’année. Dans ces cas, la substitution garantit une transmission complète et cohérente.
Comment ça fonctionne ?
Le dispositif s’appuie principalement sur les CRM (Comptes Rendus Métiers) transmis chaque mois aux employeurs. Voici le processus complet :
1. Analyse des CRM mensuels
Chaque mois, les organismes sociaux analysent les DSN et envoient un CRM indiquant les anomalies détectées.
→ L’entreprise doit corriger ces erreurs pour la DSN suivante.
2. CRM de rappel (dès mars 2025)
Un CRM spécifique liste les erreurs non corrigées de l’année précédente.
3. Deux échéances pour corriger ou contester
Les entreprises disposent de deux périodes pour proposer une correction ou contester celles envisagées.
4. Correction automatique
En l’absence d’action de l’employeur :
→ l’URSSAF ou la MSA émettent une DSN de substitution, appliquent les corrections, puis recouvrent les cotisations associées.
Ce mécanisme introduit une obligation d’anticipation et un suivi beaucoup plus strict des anomalies.
Calendrier de mise en œuvre de 2024 à 2026
Le déploiement s’effectue progressivement :
- 2024 : généralisation des CRM normalisés pour faciliter l’identification des erreurs, à corriger dès la DSN suivante.
- Mars 2025 : premiers CRM de rappel concernant les anomalies non traitées sur les DSN de 2024. À ce stade, aucune DSN de substitution n’est encore envoyée (sauf en cas de contrôle).
- Mars 2026 : CRM de rappel relatifs aux DSN 2025.
→ Mai/Juin 2026 : premières DSN de substitution automatiques pour les anomalies qui n’auraient ni été corrigées ni contestées dans les temps.
Quels impacts pour les entreprises ?
La DSN de substitution représente à la fois une contrainte supplémentaire et une réelle opportunité d’améliorer la qualité des données sociales.
1. Des défis organisationnels
Les entreprises devront adapter leurs pratiques, notamment les services paie :
- les corrections automatiques pourront modifier des bulletins de salaire sans validation interne préalable ;
- les équipes devront intégrer un suivi plus rigoureux des CRM ;
- la période de transition risque d’alourdir temporairement la charge de travail.
Une communication interne efficace sera indispensable pour éviter les incompréhensions, notamment auprès des salariés qui pourraient voir leur bulletin ajusté “sans action apparente de leur employeur”.
2. Mais aussi de vraies opportunités
Pour les structures capables d’anticiper, les bénéfices sont importants :
- Amélioration durable de la conformité déclarative ;
- Réduction des risques de redressement ou de sanctions ;
- Baisse des tâches répétitives une fois les processus stabilisés ;
- Renforcement de la confiance des salariés grâce à la fiabilité de leurs droits sociaux ;
- Image employeur valorisée.
En d’autres termes : plus une entreprise prépare ses équipes tôt, plus elle pourra tirer profit de ce nouveau cadre.
Comment se préparer dès maintenant ?
L’anticipation est la clé pour aborder sereinement 2026. Voici quelques bonnes pratiques.
1. Fiabiliser les données dès la source
- Vérifier et mettre à jour les paramétrages des logiciels de paie.
- Harmoniser les référentiels RH.
- Mettre en place des outils de contrôle avant envoi des DSN
- Analyser et corriger systématiquement les CRM mensuel
L’objectif : limiter au maximum les anomalies en amont.
2. Renforcer l’organisation interne
- Former les équipes paie à la lecture détaillée des CRM
- Mettre en place un processus de traitement systématique des anomalies.
- Assurer une veille réglementaire continue.
- Ajuster les workflows entre RH, paie et comptabilité.
3. Informer et préparer les salariés
Les collaborateurs doivent comprendre :
- qu’une correction automatique peut modifier un bulletin
- que ces ajustements garantissent leurs droits
- que le processus est encadré par les organismes sociaux.
Une communication transparente évitera les tensions et renforcera la confiance.
Conclusion
L’arrivée de la DSN de substitution en 2026 marque un tournant dans la gestion des déclarations sociales. En automatisant les corrections non traitées, l’URSSAF et la MSA renforcent la fiabilité des données et responsabilisent davantage les employeurs.
Les entreprises qui se préparent dès aujourd’hui, en renforçant la qualité de leurs données et en formant leurs équipes, aborderont cette transition avec sérénité et en tireront un véritable avantage opérationnel.
Vous souhaitez aller plus loin ? Visionnez le replay de la webconférence de l'URSSAF à ce sujet
FAQ – DSN de substitution
Quelles différences entre une DSN normale et une DSN de substitution ?
La DSN normale transmet les données du mois courant. La DSN de substitution remplace entièrement une DSN déjà transmise lorsqu’elle comporte des erreurs.
Peut-on envoyer une DSN de substitution plusieurs mois après ?
Oui, c’est possible. Toutefois, un retard important peut entraîner des pénalités ou compliquer la régularisation auprès des organismes sociaux.
Est-elle obligatoire en cas d’erreur ?
Non. Certaines erreurs peuvent être corrigées via une régularisation DSN. La substitution est recommandée lorsque la déclaration initiale est trop erronée pour être corrigée simplement.
Sources officielles
Net-entreprises.fr (documentation DSN)
Urssaf.fr (régularisations et corrections en DSN)
Portail dsn-info.fr (référentiels techniques)
