Planning hôtellerie :
organisez les équipes de votre hôtel

Ces trois services ne se planifient pas de la même façon : la réception fonctionne en continu avec des postes de nuit, les étages suivent le rythme des départs et des arrivées, la restauration se concentre sur les services du matin, du midi et du soir. Dans Badakan, chaque service est paramétré séparément avec ses postes, ses plages horaires et les compétences requises, puis planifié à partir de vos semaines et journées type. Les managers et les équipes RH gardent une vue consolidée sur les plannings de ses équipes, ce qui permet de repérer les chevauchements et de gérer les salariés polyvalents qui interviennent sur plusieurs services.

Avec son module de gestion des extras, Badakan prend en charge toute la chaîne, de l'absence signalée à l'extra présent en poste. Vous créez puis publiez la ou les missions directement à votre vivier d'extras en quelques secondes, les profils disponibles et disposant des compétences requises la reçoivent sur leur mobile, peuvent accepter directement s'ils sont disponibles et le contrat est édité automatiquement dès qu'elle est acceptée. Les heures réalisées remontent ensuite directement dans les compteurs, puis dans la paie, sans ressaisie. Rien à rédiger, rien à rappeler un par un, rien à reporter dans un tableur : c'est exactement ce qu'il faut quand l'absence tombe à 6h du matin un jour de check-out complet. Découvrez notre module de gestion des extras.

Excel reste un fichier : il n'alerte pas en cas de dépassement d'heures, ne notifie pas les salariés, ne garde pas trace des versions et n'alimente pas la paie. Un logiciel de planning en ligne apporte quatre choses qu'un tableur ne peut pas offrir : l'accès permanent des équipes à leur planning à jour depuis leur mobile, la traçabilité des modifications, la remontée automatique des heures badgées dans les compteurs individuels, et l'export vers le logiciel de paie sans ressaisie. Dans un hôtel avec plusieurs services, des horaires décalés et des extras réguliers, l'écart de temps de gestion se mesure en heures par semaine.

Oui, Badakan est conçu pour le multi-établissements. Si vous en avez les droits (paramétrés directement dans Badakan), une seule connexion donne accès à l'ensemble des hôtels et services du groupe, avec les effectifs, la masse horaire et les absences consultables site par site ou consolidés. Les droits se paramètrent par établissement et par rôle : chaque directeur d'hôtel garde la main sur son propre planning pendant que le siège conserve une vision d'ensemble. Les équipes et les extras peuvent être mutualisés entre établissements en fonction de l'occupation, ce qui intéresse particulièrement les groupes et chaînes hôtelières implantés sur plusieurs sites.

Un bon logiciel de planning pour l’hôtellerie sait faire tourner, dans le même outil, des services aux rythmes très différents : une réception ouverte jour et nuit, des étages calés sur les départs des clients, un restaurant qui travaille en coupure. Vérifiez ensuite qu’il applique la convention collective HCR, qu’il gère les extras au même endroit que les permanents, que vos équipes consultent leur planning sur mobile et que les heures s’exportent vers votre logiciel de paie.

Pour un groupe, ajoutez la vue sur tous les établissements et la possibilité de partager du personnel entre plusieurs hôtels. Demandez aussi comment se passe la mise en route : un hôtel ouvert sept jours sur sept n’a pas le temps de tout paramétrer seul.

Chez Badakan, ccomptez 4 à 6 semaines pour déployer l'outil sur votre ou vos établissements selon la complexité. Nos équipes vous accompagnent pour paramétrer à vos côtés. Pour les groupes multi-sites ou les structures avec plusieurs conventions collectives, il peut aller jusqu’à 4 à 6 mois.

Le plus fiable est de relier le pointage au planning. Avec la badgeuse Badakan, installée sur une tablette ou un ordinateur de l’hôtel, chaque salarié enregistre son arrivée, son départ et ses pauses avec son code personnel. Les heures badgées sont comparées au planning prévu : un retard, un oubli de pointage ou une pause non prise remonte au responsable, qui corrige avant de valider la période.

Les heures validées alimentent ensuite les compteurs et le relevé envoyé en paie. C’est aussi une sécurité en cas de contrôle, puisque l’employeur doit pouvoir justifier la durée du travail de chaque salarié. Pour aller plus loin : la page badgeuse.

La nuit, la réception tourne souvent avec une ou deux personnes, veilleur ou réceptionniste de nuit. Une absence se voit tout de suite, et les règles du travail de nuit s’appliquent : durée maximale de travail, temps de repos, contreparties pour les salariés (voir la fiche Service-Public sur le travail de nuit).

Dans Badakan, les postes de nuit se planifient comme les autres, avec leurs propres plages horaires. Le logiciel signale un repos trop court entre une nuit et la prise de poste suivante, et si le veilleur se déclare absent, la mission peut être proposée aux salariés ou aux extras disponibles depuis l’application.